Responsible Minerals Complaint Procedure
Ganzhou Sunny Non-ferrous Metals Co., Ltd. Responsible Minerals Complaint Procedure
赣州市光华有色金属有限公司负责任矿物申诉程序
1.目的
确保公司钨原料采购符合《负责任矿物审验流程》要求，认真履行企业社会责任，建立规范、科学、有效的申诉机制，允许任何相关方（受影响人员或举报者）说出与采矿、贸易、加工和运输情况有关的疑虑并得到妥善得到妥善处理。本文件详细列明如有人对本公司所做决定提起申诉，本公司及申诉人须遵守的程序。
2.依据
《负责任矿物审验流程钨冶炼厂标准》、《供应链政策》等。
3.适用范围
本程序适用于本公司的相关方及本公司涉及负责任矿物采购相关工作的部门及人员。
4.管理机构及职责
公司负责任矿产供应链小组负责处理申诉相关工作。
5.申诉原则
5.1.程序原则：申诉人提出申诉和参与申诉应遵照本程序；公司接受和处理申诉也应按照本程序的要求进行。
5.2.事实原则：申述人应根据具体事实而非公司的战略、政策或方针提出申诉，并充分、完整地提供事实的证据和材料，公司接受和处理申诉应以查清事实为基本出发点并根据查清的事实作出处理。
5.3.关联原则：申诉人可为个人或团体，申诉事项与公司的产品及其供应链、
生产管理决策活动、业务关系、外部业务关系相关；公司不接受也不处理与公司不存在任何关系的申诉。
5.4.保密原则：申诉人和公司均应在保密的原则下，对申诉事项进行严肃认真处理，在申诉处理过程中，申诉人和公司相关人员均应保守秘密，不在处理程序结束前就申诉进行和内容做公开披露。
5.5.及时原则：申诉人应该知道或理应知道相关事实后的合理时间内及时提出申述，以便调查和处理，公司在接受到申述后，应及时处理并给予答复；但公司不受理申诉人应该知道或理应知道相关事实超过两年的申诉。
6.工作流程
6.1.申诉信息的收集
申诉内容：工作中接受到的相关方关于负责任矿产供应链的与采矿、贸易、加工及出口情况有关的疑虑方面的信息。
6.2.申诉渠道
6.2.1.邮箱：ghzxy@vip.163.com
6.2.2.电话：0797-8486626
6.2.3.来访
电子邮箱及电话用于接收相关的询问和申诉。
6.3.申诉的内容
相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：
a）写明申诉者的姓名（可匿名）、单位（如有）、联系信息以及是否要求保密，如有保密要求则本公司予以保密；
b）详细说明申诉的事项及理由；
c）附相关支持性证据，这有利于申诉或沟通的解决；
d）如申诉人有可行的解决措施建议，欢迎一起提供给我司。
6.4.申诉信息的分类
公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别。申诉信息分为一般信息、重要信息、不予受理信息。
6.4.1.一般信息：相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。
6.4.2.重要信息：管理不符合RMAP要求的信息；对公司矿物采购涉及公司识别高风险的信息；对公司矿物采购不符合公司供应链政策的信息。
6.4.3.不予受理信息：琐碎的、恶意的或者可能为了获得竞争优势而产生的投诉；没有令人信服的客观证据支持的申诉。
6.5.申诉处理步骤
6.5.1.接受申诉或沟通：受理申诉或沟通的供应链小组人员负责记录申诉与沟通内容，并确保把相关内容记录在申诉登记表中。
6.5.2.初步评估：初步评估申诉与沟通的内容是否符合本申诉与沟通机制的范围，并将相关信息传达给公司的相关领导和部门。
6.5.3.申诉确认：在收到申诉与沟通事项的10个工作日内，向申诉人提供书面反馈，以确认收到申诉，并提供解决申诉的步骤和时间。
6.5.4.申诉回应：申诉调查将在接到申诉之后立刻开展，在申诉开始之日起45天内完成与申诉有关的调查报告或行动报告，并形成回应结论，回应的内容将会有三种方式：
a）不符合申诉范围，申诉不成立，驳回；
b）接受申诉，但本公司不存在申诉问题，无需采取纠正改进措施；
c）接受申诉，确认需要采取纠正或改进措施。
6.5.5.改进行动：如申诉方对调查报告或行动措施不满意，公司将开展进一步的调查和研究，确定需要深入开展的行动方案并予以实施。如申诉方仍就公司改进行动无法达成一致，可将申诉转交给第三方进行调解或聘请外部专家参与审查及磋商。
6.5.6.检测与评价：公司供应链小组每个季度将收到的申诉、解决以及未决的情况向公司高层汇报；每年分析申诉解决的情况以及时限，并评估申诉程序的有效性。
7.申诉者保护
7.1.申诉者信息保密：申诉信息由供应链小组负责登记与处理，处理人须对申诉者的信息严格保密，除分管领导外，严禁将申诉者信息透露给其他任何人员。
7.2.申诉者权益保护：公司鼓励此类申诉，并切实保护申诉者权，严禁因申诉打击报复申诉者，同时保证其知情权，即申诉是否有效以及最终处置结果等信息。
本公司郑重承诺: 坚决保护申诉者权益不受侵犯!
